Den passenden Mitarbeiter einsetzen

Geschrieben von: Michael Blochberger (08.05.2007)

Die Kunst des Delegierens besteht nicht nur in der Selbstüberwindung, seine Verantwortung auf andere zu übertragen, sondern auch in der Schwierigkeit den richtigen Mitarbeiter auszuwählen. Delegieren bringt vor allem dann Erfolg, wenn Sie Ihre Mitarbeiter nach ihren echten Begabungen einsetzen. Nicht jeder kann alles gleich gut. Die meisten Menschen sind nur in einem Bereich wirklich Spitze.

So deklarieren Sie Ihre Aufgaben

Deshalb heißt der erste Schritt zum erfolgreichen Delegieren, die Aufgaben entsprechend ihrer Bedeutung und ihren Anforderungen zu bewerten. Im zweiten Schritt können wir dann den Mitarbeiter mit den entsprechenden Fähigkeiten auswählen.
 
Das folgende Modell ist eine einfache Entscheidungshilfe, die Anforderungen und Fähigkeiten zu benennen. Es unterscheidet zwischen drei semantischen Differentialen. Deren Kombination ist maßgeblich für die Anforderungen an und die Vorbereitung für den Auftragnehmer. Stellen Sie sich also vor jeder Aufgabe die Frage: Welche Art von Mitarbeiter erfordert diese Aufgabe?

  • den AUSFÜHRENDEN oder den PLANER?
  • den GENERALISTEN oder den SPEZIALISTEN?
  • den PRAKTIKER oder den KREATIVEN?

Entscheiden Sie sich jeweils für einen Begriff. Die Kombination der drei Qualitäten ist Ihr Maß für die Auswahl des richtigen Mitarbeiters und die Art des Delegierens (siehe Grafik).
 
1: Aufgaben für die Macher (ausführende, praktische Generalisten)
 
Einfache ausführende Tätigkeiten können schnell, ohne Vorbereitungen an andere Mitarbeiter übergeben werden. Dazu zählen die üblichen Routinearbeiten, wie Kopieren und Archivieren, für die kein Fachwissen erforderlich ist und die Arbeitsabläufe fest stehen.
 
Die meisten Führungskräften delegieren diese Arbeiten gern, weil sie keiner großen Erklärungen bedürfen. Aber Vorsicht: Wenn Sie Ihre kreativen Mitarbeiter oder Ihre kompetenten Fachkräfte mit diesen simplen, ausführenden Tätigkeiten beschäftigen, werden Sie diese demotivieren! Beauftragen Sie lieber praktisch veranlagte Generalisten, die ihre Bestätigung aus dem Abarbeiten ziehen.
 
2: Aufgaben für Handwerker (ausführende, praktische Spezialisten)
 
Die Verteilung von Aufgaben, die ein spezielles Fachwissen erfordern, ergibt sich häufig schon aus den Anforderung an die Arbeit. Hier ist es sinnvoll, bewährte Fachkräfte einzusetzen wie Handwerker, Techniker oder Buchhalter. Diese sind entweder in der Organisation vorhanden oder die Arbeiten werden extern vergeben.
 
Das Delegieren dieser praktischen Arbeiten ist relativ unproblematisch, solange Sie dem Auftragnehmer das zu erreichende Ziel deutlich definieren. Eine ausgebildete Fachkraft wird den Weg dorthin selber gehen können, solange sie fachlich kompetent ist. Für den Auftraggeber ist nur zu beachten, dass die Termine für die Fertigstellung festgelegt und kontrolliert werden.
 
3: Aufgaben für Künstler (ausführende, kreative Spezialisten)
 
Ausführende Tätigkeiten, deren Ziel nicht genau vorzugeben ist, erfordern mehr als den spezialisierten Praktiker. Für solche Arbeiten benötigen Sie kreative Kräfte, die gelernt haben, ergebnis- und lösungsorientiert zu handeln und die zu einer adäquaten Kommunikation fähig sind. Entwerfen, Recherchieren und Programmieren zählen zu diesen kreativen Aufgaben.
 
Da bei kreativen Arbeiten das Ergebnis nicht festzuschreiben ist, erfordert das für Sie als Auftraggeber eine besondere Art der Auftragsvergabe. Es geht weniger um das Vermitteln und Kontrollieren von Terminen und Fakten als um das Beschreiben von Wünschen, Gefühlen, Bedürfnissen und Ansprüchen. Um zu einem befriedigenden Ergebnis zu kommen, müssen Sie erkennen, dass der Auftragnehmer Sie verstanden hat und eigenverantwortlich an die Arbeit gehen kann.
 
Für solche Aufträge benötigen Sie eine selbst bestimmte Arbeitskraft, die Verhaltensalternativen erkennen, Prioritäten setzen und sich ein eigenes Urteil bilden kann. Als Arbeitgeber ist diese Art des Delegierens eine Chance, zu einer visionären Führungskraft zu wachsen, die das große Ziele vorgibt, die Lösungswege aber den Mitarbeiter selbst entwickeln lässt.
 
4: Aufgaben für Organisatoren (planende, praktische Generalisten)
 
Komplexe Planungsaufgaben sind das Richtige für den praktisch veranlagten Projektmanager. Sie erfordern eine hohe organisatorische Kompetenz mit generalistischem Überblick. Solche Arbeiten an Mitarbeiter zu übergeben, ist der wichtigste Schritt auf dem Weg zu einer verantwortungsbewussten Führungskraft. Es gilt, das eigene Vertrauen in die Fähigkeiten des Mitarbeiters zu entwickeln, und bereit zu sein, die Verantwortung für die Organisation der Abläufe abzugeben.
 
Als Führungskraft ist es Ihre Pflicht, eine Übergabe entsprechend vorzubereiten. Das heißt, Sie müssen das Ziel der Aufgabe klar definieren, die nötigen Informationen weitergeben, gemeinsam mögliche Lösungswege besprechen und bei komplexeren Projekten Kontrolltermine einplanen.
 
Vielfach scheitern Führungskräfte hier, weil die Übergabe nur halbherzig erfolgt. Ein unbefriedigendes Ergebnis dient dann als Argument gegen das Delegieren an sich. Die Ursachen hierfür liegen aber überwiegend in einer unzureichenden Kommunikation. Hilfreich ist daher das Anlegen einer schriftlichen Checkliste bzw. eines Projektplans für komplexere Aufgaben. Aber denken Sie auch daran, die Bedeutung und den Sinn der Aufgabe herauszustellen. So motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und unterstützen Sie in deren eigenverantwortlichem Handeln!
 
5: Aufgaben für Visionäre (planende, kreative Generalisten)
 
Kreative Konzepte, Zukunftsplanung, Visionen sind Aufgaben, die den kreativen Planer und Generalisten erfordern. Sie erfordern sowohl ein breites Allgemeinwissen und eine planerische Kompetenz als auch die Bereitschaft zu einer kreativen, pro-aktiven Handlungsweise. Weil es hier um das kreative Ganze geht, ist es nahezu unmöglich, Zielvorgaben zu machen. Das heißt, der Auftragsnehmer muss in der Lage sein, die Gesamtproblematik zu erfassen und eigenverantwortlich Lösungen zu erarbeiten.
 
Solche Aufgaben delegieren zu wollen ist oft zum Scheitern verurteilt. Sie erfordern den Chefstrategen und Visionär. In der Regel ist das die Führungskraft selbst. Sollten Sie solche Arbeiten delegieren wollen, so benötigen Sie Ihre ganze Toleranz und viel Vertrauen. Nur wer Sie ganz und gar versteht, wird es schaffen, Sie nicht zu enttäuschen. Schön, wenn Sie solche Mitarbeiter haben.
 
6: Aufgaben für Forscher (planende, kreative Spezialisten)
 
Arbeiten für den kreativ planenden Spezialisten sind selten zu delegieren. Sie erfordern den Fachmann mit hoher Planungskompetenz und eigenverantwortlicher Handlungsweise. Diese Menschen sind meist selbst in Führungspositionen als Team-, Bereichs- oder Abteilungsleiter.
 
Wenn Sie solche Aufgaben zu delegieren haben, so ist das eine Herausforderung sowohl an den Mitarbeiter wie auch an Sie: Es gilt, Arbeitsabläufe und Termine für Projekte zu besprechen und gleichzeitig dem kreativen Kollegen den Rahmen zu öffnen, seine Lösungswege eigenverantwortlich zu entwickeln. Das heißt, Sie müssen Strukturen vorgeben und trotzdem einen offenen Führungsstil pflegen. Vielleicht die höchste Stufe des Delegierens.
 
Dieses Modell kann nur eine kleine Hilfe sein, Arbeiten besser zu delegieren. Wichtig ist darüber hinaus aber immer die Fähigkeit einer Führungskraft, das Abgeben und Annehmen von Verantwortung flexibel zu handhaben. Soviel Verantwortung abgeben wie möglich – so viel Verantwortung annehmen wie nötig, heißt die Devise. Zu diesem Thema bieten wir ein zweitägiges Führungstraining an.
 
So delegieren Sie richtig:

  • Welche Anforderungen stellt die Aufgabe?
  • Wer ist dafür der richtige Mitarbeiter?
  • Was genau ist zu tun und bis wann?
  • Welche Informationen und Hilfen benötigt der Auftragnehmer?
  • Wann können Kontrolltermine/Zwischenberichte vereinbart werden?
  • Welche Bedeutung hat diese Aufgabe?
  • Bei Fragen: Wie ist am besten vorzugehen?

Die Vorteile des Delegierens

  • Schafft Freiräume für die wesentlichen Aufgaben
  • Führt bei Ausnutzung der Potentiale zu besseren Arbeitsergebnissen
  • Fördert Eigeninitiative, Selbstbewusstsein und Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter/innen
  • Schafft gegenseitiges Vertrauen

Das Training zum Thema