So delegieren Sie erfolgreich!

Geschrieben von: Michael Blochberger (08.05.2007)

Delegieren – also Aufgaben oder Zuständigkeiten auf andere zu übertragen – hat viele Vorteile, wenn Sie es richtig machen: Sie können Ihre Belastung reduzieren, Sie können sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können und verschaffen sich Freiräume für wichtige Planungsaufgaben. Aber erfolgreiches Delegieren will gelernt sein. Wir verraten Ihnen, wie Sie klassische Fehler vermeiden und durch eine systematische Verteilung von Aufgaben Ihre berufliche Entwicklung und die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter fördern können.

Planen und entscheiden
 
Verantwortungsbewusstes Delegieren heißt nicht, die Arbeit, zu der man keine Lust hat, an andere weiterzugeben. Erfolgreiches Delegieren beginnt erst dort, wo Arbeitsprozesse aufgrund von Arbeitsteilung beschleunigt werden können. Jedes Delegieren setzt also eine Phase der Planung voraus, in der die Aufgabenverteilung und die Zeitrahmen durchdacht, die Arbeitsabläufe festgelegt und die zuständigen Mitarbeiter eingeteilt werden.
 
Oft liegt der Zieltermin fest, so dass die Arbeitsschritte rückwärts kalkuliert werden können und aus der entstehenden Arbeitsdichte die Anzahl der Mitarbeiter festgelegt werden kann. Das Aufstellen eines Terminplanes kann in Zusammenarbeit mit den zuständigen Kollegen erfolgen. Die Verantwortung und Entscheidung dafür liegt aber bei der Führungskraft.
 
Auch die Verteilung der Arbeiten entsprechend der Kompetenzen der Mitarbeiter gehört selbstverständlich zu den Planungsaufgaben des Delegierens. Hier sollten Sie keinen der MitarbeiterInnen unter- oder überfordern. Wer unterfordert ist, fühlt sich schnell demotiviert. Wer überfordert ist, wird keine fehlerfreie Arbeit abgeben. Es ist Ihre Aufgabe als Führungskraft, vorab bewusste und kompetente Entscheidungen zu fällen.
 
Oft wird in der Hektik arbeitsreicher Projekte die Planung und Verteilung von Arbeit vernachlässigt. Das führt zwangsläufig zu verschärftem Termindruck und Notfallsituationen, in denen unabhängig von den Kernkompetenzen der Mitarbeiter improvisiert werden muss. Oft beeinträchtigt das die Arbeitsergebnisse, noch häufiger die Gesundheit der Beteiligten.
 
Was. Wann. Warum: Transparentes Informieren verhindert Fehler
 
Einer der häufigsten Fehler liegt in der unzureichenden Kommunikation beim Delegieren. Es scheint ja so einfach, schnell zwischen Tür und Angel die Aufgabe zu übergeben und den Termin zu nennen. Aber in vielen Fällen wird vergessen, die Bedeutung der Teilaufgabe im Gesamtrahmen zu erklären, welches Ziel diese Aufgabe hat, welche Anforderung an sie gestellt wird, wer die Verantwortung trägt, wann ein erstes Ergebnis vorliegen soll oder welche Priorität sie hat!
 
Wer erfolgreich delegieren will, muss gründlich und einfühlsam vorgehen. Vermitteln Sie dem entsprechenden Mitarbeiter alle detaillierten Informationen, auch das notwendige Hintergrundwissen, das zum Verständnis der Aufgabe nötig ist. Beschreiben Sie nicht nur die sachlichen Ziele, sondern schildern Sie auch Ihre Wünsche und Bedürfnisse, die daran geknüpft sind, damit er den Wert und die Bedeutung der zu bewältigenden Teilaufgabe im Gesamtkontext versteht.
 
Wer sich diese Zeit nicht nimmt, wird eine erhöhe Fehlerquote in Kauf nehmen müssen, kann andere aber nicht dafür verantwortlich machen, denn die Verantwortung für den Informationsfluss hat immer der Delegierende.
 
Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, ist es ratsam, den Mitarbeiter nach der Übergabe der Aufgabe zu fragen, wie er die Aufgabe verstanden hat. So können Sie eventuelle Missverständnisse korrigieren. Nur eines sollten Sie beim Delegieren nicht tun: ihm den Weg der Umsetzung vorschreiben.
 
Delegieren heißt Vertrauen
 
Damit Ihr Mitarbeiter die ihm übertragene Aufgabe erfolgreich umsetzen kann, müssen Sie ihm zunächst Vertrauen entgegen bringen. Das heißt, Sie sollten ihm die Freiheit geben, den Weg der Umsetzung selbst zu bestimmen.
 
Oft befürchten Vorgesetzte unnötige Fehler, den Missbrauch von Befugnissen oder das Scheitern des Projektes und geben Vorgaben für den Ablauf. Wenn Ihre Mitarbeiter aber die fachliche und persönliche Kompetenzen besitzen, sind sie in der Lage Aufgaben eigenverantwortlich auszuführen. Eine Bevormundung wirkt dann nur demotivierend.
 
Wer erfolgreich delegieren, also Arbeitsabläufe beschleunigen möchte, sollte mögliche Bedenken überwinden und Vertrauen in das selbständige Arbeiten seines Mitarbeiters entwickeln. Dazu gehört auch, Fehler zu akzeptieren. Wir alle lernen aus Fehlern. Solange Fehler nicht aus böser Absicht oder Desinteresse erfolgen, sind sie Chancen, Sicherheit zu finden und Fähigkeiten auszubauen.
 
Das Übertragen von Verantwortung
 
Ein unabhängiges, effizientes Abarbeiten von delegierten Aufgaben macht kurzfristige Entscheidungen ohne Rücksprachen notwendig. Besitzt ein ausführender Mitarbeiter diese Handlungskompetenz nicht, wird er seine Arbeit unterbrechen und Ihre Entscheidung abwarten oder einfordern. Ihre eigene Arbeitsabläufe werden gestört und die Vorteile des Delegierens sind schnell zunichte gemacht.
 
Erfolgreiches Delegieren erfordert deshalb auch das ausdrückliche Übergeben von Verantwortung für klar umrissene Handlungskompetenzen. Zu übertragene Befugnisse können sein, im Rahmen der Aufgabe bestimmte Materialien und Einrichtungen zu nutzen, anderen Anweisungen zu geben, Informationen einzuholen oder Entscheidungen zu treffen.
 
Gleichzeitig sollten aber klare Vereinbarungen bestehen, wo diese Kompetenzen enden und Sie als Führungskraft konsultiert werden müssen. Zum Beispiel bei der Überschreitung von Budgets oder bei Eingriffen in fremde Zuständigkeiten.
 
Eines ist allerdings nicht übertragbar: Die Führungsverantwortung für die delegierte Aufgabe können Sie nicht auf Ihre Mitarbeiter abwälzen. Dafür sind Sie als Führungskraft immer verantwortlich. Wer meint, mit dem Delegieren auch immer einen Schuldigen für ein eventuelles Scheitern gefunden zu haben, handelt nicht verantwortungsbewusst.
 
Vereinbarungen kontrollieren
 
Die Tatsache, dass Sie Ihren Mitarbeitern einen eigenen Verantwortungsbereich übergeben haben, entbindet Sie nicht von Ihrer Pflicht, die vereinbarten Ergebnisse auch zu überprüfen. Die Kontrolle sollte sich sachlich an den vereinbarten Ziele orientieren. Ein Misstrauen an der Person und ihren Fähigkeiten ist unbedingt zu vermeiden.
 
Gut ist es, wenn schon bei der Übergabe der Aufgabe ein bzw. mehrere Termine zur Kontrolle mit dem Mitarbeiter festgelegt werden, damit dieser sich darauf einstellen kann. Wenn Kritik angebracht ist, dann machen Sie diese immer an der Sache fest und vergessen Sie nicht, eine gute Leistung auch anzuerkennen!
 
Bei komplexen Projekten bieten mehrere Kontrolltermine die Gelegenheit, mögliche Probleme früh zu erkennen bzw. die weitere Planung zu überarbeiten. Sinnvoll sind Termine, an denen gemeinsam mit dem Team Zwischenergebnisse zu überdenken, gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge anzubringen sind und Folgekosten vermieden werden können. In diesen Fällen ist es ratsam, in der Projektplanung Zeitpolster einzuplanen, um den Terminplan nicht zu sprengen.
 
Kompetenzen erkennen und verifizieren
 
Nach Abschluss einer Arbeit ist es nützlich, ein Resumé zu ziehen, um die Erfahrungen in die kommende Planung mit einzubeziehen. Auch Ihre Mitarbeiter sind ganz unterschiedliche Persönlichkeiten mit Stärken und Schwächen. Ihr Delegieren wird um so erfolgreicher sein, je mehr Sie dies berücksichtigen.
 
So wird ein vorsichtiger Perfektionist eine feinfühlige und gründliche Arbeitsanweisung benötigen. Bei der Umsetzung können Sie sich aber auf ein zuverlässiges Einhalten der Zeitpläne verlassen und müssen selten kontrollieren. Ein extrovertierter Macher dagegen begreift schnell, worum es geht, verliert aber leicht das Interesse an einer Aufgabe und muss häufiger kontrolliert werden. Der Eine entwickelt seine Stärken in stiller Zurückgezogenheit. Der Andere braucht den ständigen Austausch mit Kollegen.
 
Wenn Sie diese Eigenarten berücksichtigen, werden Sie schnell die richtigen Mitarbeiter auf die richtigen Aufgaben ansetzen. Sie werden weitere individuelle Kompetenzen entdecken, die Sie in kommenden Projekten noch gezielter einsetzen können. Sobald Sie erkennen, dass viele Mitarbeiter einige Dinge besser beherrschen als Sie selbst und ihnen dafür auch die Anerkennung geben, sind Sie auf dem Weg zu echter Teamarbeit.
 
Das Training zum Thema: Erfolgreich delegieren – entscheidend agieren